Gathering per departemen adalah acara kebersamaan yang diselenggarakan khusus untuk satu tim atau divisi, bukan seluruh kantor sekaligus, sehingga suasana lebih akrab dan mudah diatur.

• Gathering per departemen cocok untuk tim yang ingin suasana lebih personal dan tidak terlalu formal.
• Skala acara yang lebih kecil membuat perencanaan dan koordinasi jauh lebih ringan bagi HR maupun penanggung jawab acara.
• Ide acara bisa disesuaikan dengan karakter dan kebutuhan masing-masing divisi, bukan disamaratakan untuk seluruh perusahaan.
• Budget lebih fleksibel karena setiap departemen bisa mengatur sesuai kapasitas anggarannya sendiri.
• Acara kecil semacam ini umumnya lebih mudah menghasilkan interaksi yang bermakna dibanding acara besar sekantor.

Apa Itu Gathering Per Departemen?

Gathering per departemen adalah kegiatan kebersamaan yang dirancang khusus untuk satu unit kerja, bukan digabung dengan seluruh karyawan perusahaan dalam satu acara besar.

Konsep ini muncul karena banyak perusahaan menyadari bahwa acara sekantor dalam skala besar tidak selalu efektif membangun kedekatan antar individu.

Ketika jumlah peserta terlalu banyak, interaksi cenderung terbagi ke kelompok kecil yang sudah akrab sebelumnya, sehingga tujuan awal untuk mempererat hubungan antar karyawan kurang tercapai secara merata.

Dengan gathering per departemen, jumlah peserta lebih terbatas, biasanya hanya mencakup satu tim atau satu divisi.

Situasi ini membuat setiap orang punya kesempatan lebih besar untuk terlibat aktif, baik dalam permainan, diskusi santai, maupun sesi kebersamaan lainnya.

Pendekatan ini juga memberi ruang bagi setiap departemen untuk menyesuaikan tema dan aktivitas dengan karakter timnya. Divisi kreatif mungkin lebih cocok dengan aktivitas yang santai dan eksploratif, sementara divisi operasional bisa memilih format yang lebih terstruktur dan fokus pada kolaborasi kerja.

Kenapa Acara Kecil Divisi Semakin Banyak Dipilih Perusahaan?

Acara kecil divisi semakin banyak dipilih karena lebih mudah diatur, lebih personal, dan lebih sesuai dengan kebutuhan spesifik masing-masing tim dibanding acara sekantor berskala besar.

Beberapa alasan utama mengapa tren ini berkembang antara lain:

Koordinasi Jadwal Lebih Sederhana
Menyatukan jadwal seluruh karyawan lintas departemen dalam satu waktu sering kali menjadi tantangan tersendiri, apalagi jika masing-masing divisi punya beban kerja dan tenggat yang berbeda.

Gathering per departemen memudahkan penjadwalan karena hanya perlu menyesuaikan waktu untuk satu tim saja.

Suasana Lebih Cair dan Tidak Kaku
Dalam kelompok yang lebih kecil, karyawan cenderung merasa lebih nyaman untuk terbuka dan berinteraksi tanpa rasa canggung yang biasanya muncul di acara besar dengan banyak orang yang belum saling kenal.

Tema dan Aktivitas Bisa Lebih Personal
Setiap departemen memiliki dinamika kerja, kebiasaan, dan preferensi yang berbeda.

Acara kecil divisi memberi keleluasaan untuk merancang aktivitas yang benar-benar relevan dengan keseharian tim tersebut, bukan format umum yang dipaksakan sama untuk semua orang.

Anggaran Lebih Terukur
Karena skala peserta lebih kecil, alokasi anggaran per acara pun cenderung lebih mudah dihitung dan disesuaikan dengan kapasitas masing-masing departemen, tanpa harus menunggu persetujuan anggaran besar untuk seluruh perusahaan.

Apa Saja Ide Acara Kecil Divisi yang Bisa Dicoba?

Ide acara kecil divisi bisa disesuaikan dengan karakter tim, mulai dari kegiatan santai indoor, outbound skala kecil, hingga sesi kebersamaan berbasis makan bersama atau permainan ringan.

Beberapa ide yang bisa dipertimbangkan:

• Makan siang atau makan malam bersama di luar kantor dengan suasana santai, cocok untuk tim yang ingin fokus pada obrolan dan kedekatan personal.
• Sesi permainan ringan atau ice breaking di ruang terbuka, sebagai cara sederhana membangun kekompakan tanpa perlu persiapan rumit.
• Outbound skala kecil kantor dengan aktivitas fisik ringan seperti games kelompok, yang membantu melatih kerja sama tanpa memerlukan lokasi atau waktu yang terlalu panjang.
• Workshop santai atau sesi berbagi yang dikemas informal, misalnya belajar keterampilan baru bersama sebagai divisi.
• Piknik atau acara outdoor sederhana yang memberi suasana berbeda dari rutinitas kerja sehari-hari.

Pemilihan ide sebaiknya disesuaikan dengan preferensi anggota tim, ketersediaan waktu, dan tujuan utama acara, apakah lebih ke arah relaksasi, penguatan kolaborasi kerja, atau sekadar merayakan pencapaian tim.

Bagaimana Cara Mengatur Gathering Per Departemen Agar Efektif?

Gathering per departemen akan lebih efektif jika direncanakan dengan tujuan yang jelas, melibatkan anggota tim dalam pemilihan aktivitas, dan disesuaikan dengan anggaran yang tersedia.

Beberapa langkah yang umum dilakukan:

1. Tentukan tujuan acara terlebih dahulu, apakah untuk relaksasi, perayaan pencapaian, atau memperkuat kolaborasi kerja antar anggota tim.
2. Libatkan anggota tim dalam menentukan jenis aktivitas, karena preferensi tiap divisi bisa berbeda-beda.
3. Sesuaikan waktu pelaksanaan dengan beban kerja tim agar tidak mengganggu produktivitas.
4. Tentukan anggaran secara realistis berdasarkan kapasitas departemen, bukan menyamakan dengan skala acara sekantor.
5. Pilih lokasi yang praktis dijangkau agar tidak menambah beban logistik yang tidak perlu.

Apa Saja Kesalahan Umum yang Perlu Dihindari?

Kesalahan umum dalam gathering per departemen biasanya terjadi karena perencanaan yang terburu-buru, aktivitas yang tidak sesuai karakter tim, dan minimnya komunikasi sebelum acara berlangsung.

Beberapa hal yang sebaiknya dihindari:

• Menentukan aktivitas tanpa mempertimbangkan minat anggota tim, sehingga partisipasi menjadi kurang maksimal.
• Menetapkan jadwal mendadak yang membuat sebagian anggota tim sulit hadir.
• Mengabaikan komunikasi terkait rundown acara, sehingga peserta datang tanpa gambaran jelas tentang apa yang akan dilakukan.
• Memaksakan format acara besar untuk skala kecil, yang justru membuat suasana menjadi kurang natural.

Gathering Per Departemen vs Gathering Sekantor, Mana yang Lebih Cocok?

Pemilihan antara gathering per departemen dan gathering sekantor tergantung pada tujuan acara, jumlah karyawan, dan tingkat fleksibilitas yang dibutuhkan perusahaan.

Gathering sekantor umumnya lebih cocok untuk momen tertentu seperti perayaan tahunan atau pengumuman pencapaian besar perusahaan yang memang perlu melibatkan semua orang.

Sementara itu, gathering per departemen lebih sesuai untuk kebutuhan rutin membangun kedekatan tim sehari-hari, karena lebih fleksibel dari sisi waktu, tema, dan anggaran.

Banyak perusahaan pada akhirnya memilih kombinasi keduanya, yaitu tetap mengadakan acara besar sekantor pada momen tertentu, namun juga memberi ruang bagi masing-masing departemen untuk mengadakan acara kecil secara berkala sesuai kebutuhan tim masing-masing.

Gathering per departemen menawarkan pendekatan yang lebih fleksibel, personal, dan mudah diatur dibandingkan acara sekantor berskala besar.

Dengan aktivitas yang disesuaikan karakter tim, jadwal yang lebih mudah dikoordinasikan, serta anggaran yang lebih terukur, acara kecil divisi ini berpotensi memberi pengalaman kebersamaan yang lebih berkesan bagi anggota tim.

Jika ingin mengatur gathering per departemen tanpa repot memikirkan detail teknis, Anda bisa langsung Booking & tanya paket via WhatsApp 0822-1122-1909.

---